Задачи и комментарии для юриста: сроки, документы и тайна клиента

Юрист работает с тем, что нельзя потерять и нельзя показать постороннему: сроками, документами клиентов, перепиской о позиции по делу. При этом многие ведут дела в обычном задачнике, общем облачном диске и мессенджере — просто потому, что так удобно.

Удобство здесь не главное. Главное — чтобы срок не пропал, документ нашёлся, а содержимое дела не прочитал тот, кому оно не предназначено. Включая владельца сервиса, на котором всё хранится.

На этой странице — как TaskBoss помогает юристу и юридической фирме и где проходят границы его возможностей.

Что обычно идёт не так

Сроки в голове и в календаре

Процессуальный срок, дата заседания, крайний день для отзыва — всё это часто живёт в календаре телефона без исполнителя и без контроля. Если юрист заболел, коллега не знает, что «горит».

Документы по делу разбросаны

Скан доверенности — в почте, проект иска — на диске, правки клиента — в мессенджере. Найти последнюю версию — отдельная задача.

Переписка с клиентом и командой — в личном мессенджере

Позиция по делу обсуждается в том же приложении, что и семейные дела. Одно неверное нажатие — и сообщение уходит не тому.

Все видят всё

В общем облачном диске фирмы стажёр видит документы по делам, к которым не имеет отношения. Уволенный сотрудник сохраняет доступ к старым папкам, пока кто-то не вспомнит его закрыть.

Сервис может прочитать ваши данные

Обычный облачный задачник хранит содержимое так, что технически может его прочитать. Что он с этим делает — вопрос его правил и законов страны, где стоят серверы. Для юриста, который отвечает за тайну клиента, это неприятный вопрос.

Что нужно юристу от системы задач

1. Сроки с исполнителем и напоминаниями — за день и за час.
2. Документы внутри задачи, а не в отдельной папке.
3. Разграничение доступа: дела одного отдела не видит другой.
4. Смена доступа при уходе сотрудника — без ручного перебора папок.
5. Шифрование, при котором сервис не может прочитать содержимое.
6. Отчёты для руководителя: что просрочено, кто перегружен.
7. Выгрузка — чтобы данные можно было забрать.

Как это устроено в TaskBoss

Шифрование на устройстве

Содержимое задач, комментариев, подзадач и вложений в TaskBoss шифруется на вашем телефоне или в браузере алгоритмом AES-256-GCM. На сервер уходит только шифр. Ключ пространства есть только у его участников и передаётся им зашифрованным под их личные ключи. На нашем сервере ключа нет.

Это значит: даже если кто-то получит копию базы нашего сервера, он увидит набор символов. И мы сами не можем прочитать содержимое ваших дел — ни по своей инициативе, ни по чьему-то требованию. Передать можно только то, что видно.

Что сервер всё-таки знает

Честно о границах. Сервер знает:

• логины и ФИО участников и в каких пространствах они состоят;
• название пространства (например, «Юридическая фирма „Право“»);
• когда создана и изменена задача и кому она назначена — по этим данным сервер проверяет права;
• с каких устройств выполнен вход.

Сервер не знает: текст задач, сроки, статусы, комментарии и документы.

Если для вас критично скрыть даже название — назовите пространство нейтрально.

Организация и отделы

Юридическая фирма — это пространство организация. В ней:

• роли: владелец, руководитель, заместитель, сотрудник. Роль определяет, кто может менять и удалять чужие задачи, приглашать сотрудников;
• должности: «Партнёр», «Юрист», «Помощник», «Стажёр» — это метки, а не права;
• отделы: «Арбитраж», «Корпоративное право», «Семейные дела». У каждого отдела свой ключ шифрования. Сотрудники других отделов задачи отдела не видят — не потому, что им «не показывают», а потому, что у них нет ключа;
• подотделы — до трёх уровней.

Сотрудник видит задачи, где он исполнитель, соисполнитель или автор. Руководитель отдела — задачи своего отдела.

Задачи по делам

• Срок с датой и временем и напоминания за день и за час.
• Исполнитель и соисполнители. Закрыть и изменить задачу могут автор, руководство и исполнители, остальные видят её только для просмотра.
• Подзадачи — чек-лист со своими сроками и исполнителями: «подготовить отзыв — собрать доказательства — согласовать с клиентом — подать».
• Проекты с подпроектами — например, проект на каждое дело или на каждого клиента.
• Вложения: сканы, проекты документов, фото. Шифруются вместе с задачей.
• Комментарии с @упоминаниями — упомянутый коллега получит уведомление.
• Повторяющиеся задачи и цепочки: после закрытия задачи автоматически создаётся следующая через заданное число дней.
• Теги: #арбитраж, #срочно, #клиентИванов.

Поиск

Поиск по названию, подзадачам, комментариям и тегам идёт на вашем устройстве — сервер текста не видит, поэтому и искать на нём нечего.

Комментарии и Разделы команды

Позиция по делу обсуждается в комментариях к задаче. Документы и решения остаются рядом с нужным сроком.

В «Разделах» команды — база знаний, банк идей с голосованием, благодарности и обращение к руководству. Обращение можно оставить без подписи.

В TaskBoss 10.0 чатов и личной переписки нет. История прежних чатов доступна только для чтения.

Отчёты руководителю

По каждому сотруднику — за сегодня, неделю, месяц или свой период: сколько закрыто, сколько в срок, что просрочено. Сводка по команде. Отчёт можно выгрузить в PDF.

Отчёты считаются на устройстве руководителя: сервер содержимого задач не видит.

Когда сотрудник уходит

Руководитель исключает сотрудника и меняет ключ пространства. Приложение перешифровывает данные новым ключом и раздаёт его оставшимся. Новые задачи бывший сотрудник прочитать не сможет.

Честная оговорка: то, что сотрудник уже видел и мог сохранить у себя, не отменить ни в одной системе. Смена ключа защищает всё, что появится дальше.

Приём клиентов на консультацию

Если вы ведёте приём, пригодится пространство сервис: виды консультаций с длительностью и ценой, расписание, страница по ссылке, запись и комментарии к ней. Клиент просит перенос или отмену кнопками в карточке записи, оператор подтверждает запрос или отклоняет с причиной. Суть вопроса клиента, которую он пишет при записи, шифруется отдельным ключом этой записи — её видят клиент и назначенный персонал.

Время консультации и имя клиента сервер видит — без этого не построить расписание.

Подписи

Организация может выдавать сотрудникам награды и подтверждать их достижения в резюме — с электронной подписью Ed25519. Подделать такую подпись нельзя, проверить её можно на taskboss.ru/verify. Для фирмы это способ дать помощнику подтверждённую рекомендацию.

Пример: юридическая фирма на шесть человек

Пример собирательный.

Партнёр, три юриста, помощник, стажёр. Два направления: арбитраж и семейные дела.

В TaskBoss — организация «Фирма» с двумя отделами. Стажёр — в отделе семейных дел и видит только его задачи. На каждое дело — проект; в нём задачи со сроками и исполнителями, сканы документов во вложениях. Партнёр раз в неделю открывает отчёт: что просрочено и у кого больше всего открытых задач.

Когда помощник уволился, партнёр исключил его и сменил ключ — это заняло пару минут.

Как организовать дела: пример структуры

Структура, с которой удобно начать. Её легко поменять потом.

Проекты. Один проект — одно дело или один постоянный клиент: «ООО „Ромашка“ — взыскание долга», «Иванова — раздел имущества». Внутри — подпроекты по стадиям, если дело долгое: «Досудебная претензия», «Первая инстанция», «Апелляция».

Задачи. Каждое процессуальное действие со сроком — отдельная задача с исполнителем: «Подать отзыв на иск — до 15.11, Петров». Дата заседания — тоже задача, с напоминанием за день.

Подзадачи. Типовая последовательность внутри задачи: «собрать документы — подготовить проект — согласовать с клиентом — подать — получить отметку о принятии».

Теги. Для того, что пересекает проекты: #срочно, #ждёмклиента, #ждёмсуд, #госпошлина.

Цепочки. «Проверить движение дела в картотеке» — после закрытия создаётся следующая через 7 дней. Так проверка не забывается, пока дело идёт.

Вложения. Сканы и проекты документов прикладываются к задаче, к которой относятся. Последняя версия документа — в последнем комментарии.

Безопасность на практике: семь правил

Шифрование защищает данные на сервере. Остальное зависит от людей.

1. Блокировка экрана на телефоне — обязательна для всех, у кого есть доступ к делам.
2. Хранители назначены у владельца и руководителей. Без них потерянный телефон — потерянный доступ.
3. Код «Передать доступ» — только лично. В нём доступ к пространству. Не пересылайте снимок экрана. (Обычный код приглашения ключа не содержит и живёт недолго — по умолчанию 5 минут.)
4. Ушёл сотрудник — смените ключ в тот же день.
5. Проверяйте «Мои телефоны». Незнакомое устройство — сразу «Выйти» на нём.
6. Выгрузку храните бережно. Архив выгрузки не зашифрован.
7. ПИН в браузере — не дата рождения. Ключи в веб-версии защищены ПИН-кодом, и от него зависит их защита.

Как начать

1. Создайте организацию и сохраните копию ключа в надёжном месте.
2. Назначьте хранителей — двух-трёх человек, которые помогут вернуть доступ, если вы потеряете телефон. Без этого потерянный телефон может означать потерянные данные.
3. Создайте отделы, если направлений несколько.
4. Пригласите сотрудников по QR-коду. Код одноразовый и короткий; ключ пространства новому сотруднику передаёт ваш телефон, а не сам код.
5. Перенесите текущие сроки, а не архив. Задачи из Trello, Todoist, Asana и любой таблицы CSV можно импортировать.
6. Через месяц посмотрите, ушли ли сроки из календарей и голов в задачи.

Честно о том, чего нет

• Мы не заявляем о соответствии 152-ФЗ и не проходили сертификацию. Шифрование на устройстве снижает риски, но не заменяет вашей собственной оценки и документов. Если вы обязаны использовать сертифицированные средства защиты — TaskBoss их не заменит.
• Нет электронной подписи документов по закону об электронной подписи. Подписи Ed25519 в TaskBoss — для наград и резюме, не для документов.
• Нет интеграции с картотекой арбитражных дел и календарём судов. Сроки вносятся вручную.
• Нет учёта времени и выставления счетов клиентам.
• Нет восстановления пароля по почте. Это цена шифрования: если вы потеряете телефон без хранителей, копии ключа и второго устройства, данные не вернуть — никому, включая нас.
• Нет приложения для iPhone — на iPhone работает веб-версия в браузере.

Сколько стоит

Сейчас TaskBoss бесплатный, все возможности без ограничений. Потом будет одна цена для всех, без тарифов, — объявим заранее. Рекламы нет. Ваши данные мы не продаём и на них не обучаем модели — мы их не видим.

Частые вопросы

Где стоят серверы? В России. Но важнее, что содержимое зашифровано на устройстве: место хранения шифра меньше влияет на то, кто может его прочитать.

Можно ли выгрузить данные? Да. Задачи — в PDF, CSV или TXT. Полная выгрузка — архивом с задачами, вложениями и резюме. Архив не зашифрован — храните его бережно.

Работает ли в браузере на рабочем компьютере? Да: app.taskboss.ru. Ключи в браузере защищены ПИН-кодом. Работают горячие клавиши и несколько окон рядом.

Можно ли показать задачу клиенту без аккаунта? Можно отправить ссылку на задачу. Думайте, что вы отправляете: тот, у кого ссылка, увидит задачу.