Приложение для автосервиса: запись клиентов, мастера и задачи без хаоса

В небольшом автосервисе запись обычно живёт в телефоне приёмщика. Клиенты звонят, пишут в мессенджер, приезжают «на пять минут посмотреть». Сезон шиномонтажа превращает всё это в очередь у ворот и телефон, который не замолкает.

Эта страница — о том, как навести порядок в записи и внутренних делах автосервиса с помощью TaskBoss, и о том, чего он не умеет.

Где автосервис теряет время и клиентов

Запись по телефону в сезон

В октябре и апреле приёмщик весь день отвечает на один вопрос: «Когда можно приехать на переобувку?» Пока он разговаривает, в бокс заезжает следующая машина, а ещё двое ждут на линии. Часть клиентов не дозванивается и едет к соседям.

Клиент пишет мастеру лично

Хороший мастер со временем обрастает своими клиентами. Они пишут ему напрямую: «Серёга, глянешь подвеску в субботу?» Сервис не знает об этих договорённостях, а когда мастер уходит, клиенты уходят с ним.

«Мы вам перезвоним» — и не перезвонили

Машина на диагностике, нужна запчасть, клиенту обещали перезвонить с ценой. Приёмщик сменился, бумажка потерялась, клиент звонит сам — уже раздражённый.

Запчасти и закупки на словах

«Закажи колодки на Октавию к четвергу» — сказано в курилке. В четверг выясняется, что никто не заказал. Задача была, но нигде не записана, и исполнителя у неё не было.

Что нужно автосервису от системы

1. Клиент видит свободное время и записывается сам, а сервис подтверждает или отказывает с причиной.
2. Обсуждение ремонта — в комментариях к записи, где видны детали конкретного визита.
3. Расписание по боксам или мастерам: «пн–сб с 9 до 20, слот 60 минут».
4. Заказы к дате — например, «шины к пятнице» или «восстановление диска к среде».
5. Внутренние задачи с исполнителем и сроком — закупки, ремонт подъёмника, график смен.
6. Работа с телефона: мастер в боксе с грязными руками не пойдёт к компьютеру.
7. Комментарии к записи: что нашли при диагностике и что нужно согласовать с клиентом.

Как это устроено в TaskBoss

TaskBoss — приложение для задач, команды и записи клиентов. Для автосервиса пригодятся два вида пространств: сервис (запись клиентов) и организация (внутренние дела команды).

Сервис: услуги и запись

Вы вносите услуги с ценой и длительностью:

• «Шиномонтаж R15–R16, 4 колеса — 2 400 ₽, 60 минут»;
• «Компьютерная диагностика — 1 500 ₽, 30 минут»;
• «Замена масла и фильтра — 1 200 ₽, 40 минут».

Цены здесь условные — пример, а не рекомендация.

Для каждого мастера задаётся расписание: дни и часы работы, длительность сеанса. Окна нарежутся сами. Вместо слова «мастер» можно написать своё — например, «механик» или «бокс 1», если вы записываете по боксам, а не по людям.

Товары и заказы к дате

Кроме услуг, можно добавить товары: шины, масло, щётки, комплекты колодок — с ценой за единицу (штука, литр, комплект) и временем на подготовку. Клиент собирает заказ и указывает, к какому времени он нужен: «к пятнице, 18:00». Оператор подтверждает или предлагает другое время — «к субботе, 12:00».

Страница сервиса

У сервиса своя страница по ссылке: услуги, цены, мастера, ближайшее свободное время и отзывы. Ссылку можно разместить в профиле на картах, на визитке, в объявлении, на табличке у ворот (через QR-код).

Для записи клиенту нужен аккаунт TaskBoss — в приложении на Android или в браузере. Регистрация — логин и пароль, без телефона и почты. Это шаг, который не все клиенты захотят сделать, поэтому телефон на переходный период оставьте.

Заявка и решение

Клиент выбирает услугу, время и пишет: «Октавия 2015, стучит справа спереди». Приёмщик:

• подтверждает одним нажатием;
• отказывает с причиной — «на это время нет подъёмника», клиент видит сразу;
• подтверждает запрос на отмену или перенос — клиент отправляет его кнопками в карточке записи; при отказе приёмщик указывает причину.

Мастер видит свои записи и отмечает работу выполненной. Подтверждает приёмщик — так в сезон не бывает двух машин на один подъёмник.

Обсуждение ремонта в карточке записи

Результаты диагностики и вопросы по ремонту обсуждаются в комментариях к записи. Приёмщик и мастер видят, к какой машине и визиту относится вопрос.

В TaskBoss 10.0 чатов и личной переписки нет. История прежних чатов доступна только для чтения.

В «Разделах» сервиса — портфолио с открытыми фото работ, которые публикуются с согласия клиента, и абонементы с остатком посещений.

Роли

• Владелец — всё, включая настройки, услуги и сотрудников.
• Оператор (приёмщик) — все записи и комментарии к ним, решения по заявкам и запросам на перенос или отмену.
• Мастер — свои записи и своё расписание.

Мастер, ушедший из сервиса, теряет доступ к новым записям, а его будущие записи передаются другим мастерам.

Отзывы

После визита клиент может оставить отзыв и оценку. У мастера есть показатель Исполнительность — от 0 до 100, он виден на странице сервиса.

Внутренние дела: задачи для команды

Для работы команды заведите пространство организация. В нём:

• задачи с исполнителем и сроком: «Заказать колодки на Октавию — Иван, к четвергу»;
• напоминания за день и за час до срока;
• подзадачи — чек-лист внутри задачи: «снять колесо, проверить подшипник, записать номер детали»;
• повторяющиеся задачи: «Проверить компрессор — каждый понедельник»;
• вложения: фото, сканы заказ-нарядов, накладные;
• комментарии с @упоминаниями — упомянутый коллега получит уведомление;
• отчёты: сколько задач закрыто, сколько в срок, что просрочено — по каждому сотруднику и за любой период;
• голосовой ввод: «Заказать масло 5W-30 завтра в 10» — задача со сроком создаётся из фразы.

Голосовой ввод особенно полезен в боксе: руки грязные, телефон лежит на верстаке.

Защита данных

Детали записи — описание проблемы, пожелания клиента, состав заказа — шифруются на устройстве отдельным ключом этой записи. Их видят клиент и назначенный персонал. Мы как разработчики прочитать их не можем: на нашем сервере только шифр.

Честно о границах: время записи, название услуги, мастер и имя клиента сервер видит — без этого не построить расписание и не показать свободные окна. Зашифровано то, что внутри: пожелания, описание, состав заказа и комментарии к записи.

Задачи организации тоже шифруются — ключом пространства, который есть только у сотрудников. Если сотрудник увольняется, ключ можно сменить: новые задачи он прочитать не сможет.

Пример: автосервис на три бокса

Пример собирательный, цифры — допущения.

Сервис: три бокса, пять мастеров, приёмщик. В сезон шиномонтажа — около 40 машин в день.

Если хотя бы треть клиентов в сезон записывается сама через страницу сервиса, это 13 звонков в день, которые приёмщику не нужно принимать. При трёх минутах на звонок — около 40 минут в день, почти 20 часов за месяц сезона.

Если внутренние задачи — закупки, ремонт оборудования — ведутся в приложении с исполнителем и сроком, а не на словах, вопрос «а кто должен был заказать?» задаётся реже. Посчитать это в рублях сложно, но любой владелец сервиса помнит машину, простоявшую лишний день из-за незаказанной детали.

Как начать

1. Создайте организацию для команды. Пригласите мастеров по QR-коду. Заведите первые задачи — текущие закупки.
2. Создайте сервис. Внесите пять-семь основных услуг и расписание мастеров или боксов.
3. Повесьте QR-код со ссылкой на страницу сервиса на ворота и в зону ожидания.
4. Первые две недели принимайте запись и по телефону, и через приложение. Записи по телефону приёмщик вносит сам.
5. Через месяц посмотрите, сколько записей пришло через страницу и стало ли меньше «а кто должен был…».

Как подготовиться к сезону шиномонтажа

Сезон приходит дважды в год, и каждый раз — внезапно. Вот что стоит сделать за две-три недели до первых холодов или первого тепла.

Расписание. Задайте окна на сезон заранее: например, с 8 до 22 вместо обычных 9–20, слот 40 минут вместо 60, если бригада успевает. Клиенты увидят свободное время на две недели вперёд и запишутся сами, а не будут звонить «а когда можно?».

Услуги. Разделите шиномонтаж по размерам: R13–R15, R16–R17, R18 и больше, внедорожники. Разная длительность — разные окна, меньше накладок.

Товары. Если продаёте шины, грузы, вентили, пакеты для хранения — внесите их товарами. Клиент закажет шины к определённой дате, оператор подтвердит, когда они придут.

Задачи команды. В организации заведите задачи на подготовку: «Проверить балансировочный станок», «Заказать грузики», «Составить график смен на сезон» — с исполнителями и сроками. Пусть подготовка не держится на памяти одного человека.

Табличка с QR-кодом. Распечатайте QR-код со ссылкой на страницу сервиса и повесьте у ворот и в зоне ожидания. Клиент, приехавший без записи, запишется на ближайшее окно, не отвлекая приёмщика.

После сезона. Посмотрите отчёты: сколько задач закрыто в срок, где были провалы. Запишите выводы задачей на следующий сезон с повторением «ежегодно».

Сравнение подходов

Если у вас уже есть программа учёта — TaskBoss может дополнить её записью клиентов и задачами команды. Если нет — он закроет запись и порядок в делах, но не учёт.

Честно о том, чего нет

• Нет заказ-нарядов, учёта запчастей на складе и кассы. TaskBoss — не учётная программа для автосервиса. Если вам нужен складской учёт и печать документов по форме, понадобится отдельная программа.
• Нет базы автомобилей с VIN и историей ремонтов. Описание машины клиент пишет в пожеланиях к записи.
• Нет SMS. Напоминания о записи — уведомления в приложении, клиент включает их сам.
• Клиенту нужен аккаунт. Регистрация простая, но не все её пройдут.
• Нет приложения для iPhone. На iPhone — веб-версия в браузере.
• Нет онлайн-оплаты.

Если вам нужна полноценная программа учёта для автосервиса — TaskBoss её не заменит. Он хорош для другого: записи, обсуждения ремонта в комментариях и порядка во внутренних делах команды.

Сколько стоит

Сейчас TaskBoss бесплатный, все возможности без ограничений. Потом будет одна цена для всех, без тарифов, — объявим заранее. Рекламы нет.

Частые вопросы

Можно ли записывать по боксам, а не по мастерам? Да: назовите «мастера» как бокс — «Бокс 1», «Бокс 2» — и задайте расписание для каждого.

Мастер может сам принимать запись? Если мастер работает один — сделайте его владельцем сервиса, и он сам подтверждает записи. В команде подтверждает оператор (приёмщик), мастер видит свои записи и отмечает работу выполненной.

Можно ли пользоваться с компьютера в приёмке? Да, через браузер: app.taskboss.ru. Работают горячие клавиши и несколько окон рядом.

Где хранятся данные? Сервер в России. Содержимое записей и задач зашифровано, мы его не видим.