CRM для салона красоты: запись, мастера и клиенты без тетрадки

Маленький салон обычно держится на трёх вещах: тетрадке администратора, личных мессенджерах мастеров и памяти. Пока мастеров двое, этого хватает. Когда их четыре-пять, начинаются накладки, пустые окна и вопрос «а кто у меня в 16:00?», заданный через весь зал.

На этой странице — что нужно салону от системы записи, как это устроено в TaskBoss и где у нас честные ограничения.

Что обычно идёт не так

Клиенты пишут мастеру, а не салону

Постоянная клиентка годами записывается через личный мессенджер мастера. Мастер уходит — клиентка уходит за ним. Салон даже не знает, сколько клиентов потерял: в кассе этого не видно.

Дело не в нечестности мастеров. Просто канал связи с клиентом принадлежит мастеру, а не салону.

Администратор весь день переписывается

«А на четверг есть что-нибудь?» — «18:00 у Марины, 19:30 у Ольги» — «А у Ольги в шесть?» — «Нет». Шесть сообщений на одну запись. Умножьте на тридцать записей в день — и администратор работает в основном перепиской, а не с клиентами в зале.

Пустые окна

Клиентка забыла про запись. Полтора часа мастера пропали: в субботу эти полтора часа уже никто не займёт.

Данные клиентов везде и нигде

«Аллергия на такой-то лак», «не любит короткие», «приходит с ребёнком» — это в тетради, в заметках мастера, в голове администратора. Это персональные данные, и за них отвечает салон. А телефон уволенного мастера уходит вместе с ним.

Что должна уметь система записи для салона

Коротко — список, по которому можно проверить любую систему, не только нашу.

1. Клиент выбирает время сам, а решение остаётся за салоном: подтвердить, отказать с причиной, перенести.
2. Детали — в карточке записи. Клиент, мастер и администратор обсуждают визит в комментариях к нему.
3. Мастер видит своё, администратор — всё. Новый мастер не получает доступ ко всей базе за пять лет.
4. Расписание задаётся по-человечески: «по понедельникам с 10 до 19, сеанс 90 минут».
5. Уход мастера не ломает записи: будущие записи передаются другим мастерам.
6. Данные клиентов защищены — не только от посторонних, но и от сотрудников, которым они не нужны.
7. Работает с телефона. Отдельный компьютер на ресепшене — не обязателен.
8. Понятная цена без тарифной сетки и «модулей».

Как это устроено в TaskBoss

В TaskBoss есть четыре вида пространств: личное, семья и друзья, организация и сервис. Сервис — для тех, кто принимает клиентов: салонов, барбершопов, мастеров маникюра, массажистов, косметологов.

Услуги и товары

Вы вносите услуги: название, цена, длительность. Например, «Маникюр с покрытием — 2 000 ₽, 90 минут». Если вы продаёте ещё и товары — уходовую косметику, подарочные сертификаты, — их тоже можно добавить: цена за единицу и сколько времени нужно на подготовку.

Начните с пяти самых частых услуг. Остальное можно добавить потом.

Мастера и роли

У сервиса три роли:

• владелец — всё, включая настройки и сотрудников;
• оператор (администратор) — все записи, комментарии к ним, подтверждение заявок и запросов на перенос или отмену;
• мастер — свои записи и своё расписание.

Мастера приглашаются по QR-коду или ссылке. Вместо слова «мастер» можно написать своё: «стилист», «косметолог», «барбер» — так клиент увидит его на странице.

Расписание

Для каждого мастера задаются окна: «по понедельникам с 10 до 19, сеанс 90 минут». Система сама нарежет окна на сеансы. Отпуск, больничный, короткий день — поправляются за минуту.

Страница салона

У сервиса есть своя страница по ссылке. На ней — услуги с ценами, мастера, ближайшее свободное время и отзывы. Ссылку можно поставить в шапку профиля в соцсетях, на визитку, в чат с постоянными клиентками.

Чтобы записаться, клиенту нужен аккаунт TaskBoss: в приложении на Android или в браузере. Регистрация — логин и пароль, без телефона и почты. Это лишний шаг по сравнению с записью «вообще без регистрации», и мы честно о нём говорим. Зато потом клиентка видит все свои записи и комментарии к ним в одном месте.

Заявка и решение

Клиентка выбирает услугу, мастера и время, пишет пожелания и отправляет заявку. Администратор (оператор):

• подтверждает — одним нажатием;
• отказывает с причиной — «мастер заболела», и клиентка сразу это видит;
• подтверждает запрос на отмену или перенос — клиентка отправляет его кнопками в карточке записи; если запрос отклонён, оператор указывает причину.

Для товаров к дате оператор может ещё и предложить другое время: «к субботе не успеем, давайте к 17:00». Мастер видит свои записи и отмечает визит выполненным; подтверждение — за администратором, чтобы не было накладок.

Автоматической записи без подтверждения нет — это сознательное решение. Для маленького салона накладки, «а можно я с подругой» и нестандартные услуги случаются слишком часто, чтобы доверять их автомату.

Детали визита — в комментариях к записи

Пожелания и дизайн обсуждаются в комментариях к конкретной записи. Мастер и администратор видят, к какому визиту относится вопрос.

TaskBoss — для дел, а не для переписки: всё по записи обсуждается в её комментариях, а не в отдельном чате.

В «Разделах» сервиса есть портфолио и абонементы с остатком посещений. Фото работ в портфолио открытые: публикуйте их только с согласия клиента.

Напоминания

Напоминание о записи включает каждый у себя: клиентка — за сутки или за два часа, мастер — за час. Это не SMS от салона, а уведомление в приложении. Попросите клиенток включить напоминание при первой записи — это занимает пару секунд.

Когда мастер уходит

Владелец убирает мастера из сервиса. Его будущие записи передаются другим мастерам, а если подходящего нет — владельцу. Обсуждения остаются в комментариях к записям. Доступа к новым записям у ушедшего мастера больше нет.

Отзывы и Исполнительность

После визита клиентка может оставить отзыв и оценку. У каждого мастера есть показатель Исполнительность — число от 0 до 100, которое видно клиентам на странице салона. Это помогает новым клиентам выбрать мастера, а владельцу — понимать, кто работает стабильно.

Защита данных клиентов

Это главное отличие TaskBoss. Пожелания клиентки и детали записи шифруются на устройстве отдельным ключом этой записи. Их видят клиентка и назначенный персонал. Мы как сервис их прочитать не можем — на нашем сервере хранится только шифр.

Что это значит на практике:

• новый мастер не видит пожелания клиенток, которых он не обслуживал;
• уволенный мастер не видит новые записи;
• если кто-то получит доступ к нашему серверу, он увидит набор символов, а не «аллергия на лак».

Честно о границах: время записи, название услуги, мастер и имя клиента сервер видит — без этого не построить расписание и не показать свободные окна. Зашифровано то, что внутри: пожелания, описание, состав заказа и комментарии к записи.

Внутренние дела салона — в том же приложении

Запись — не всё. Нужно заказать расходники к пятнице, договориться о графике на праздники, напомнить уборщице про генеральную уборку. Для этого в TaskBoss есть пространство организация: задачи с исполнителями и сроками, комментарии к ним, отчёты. В «Разделах» — база знаний, банк идей с голосованием, благодарности и обращение к руководству, в том числе без подписи.

Можно завести и то, и другое: сервис — для клиентов, организацию — для команды. Всё в одном приложении, разными цветами, чтобы не перепутать.

Пример: салон на четыре мастера

Пример собирательный, цифры — допущения, а не обещание.

Салон: четыре мастера маникюра, шесть дней в неделю, у каждого около шести записей в день, средний чек 2 000 ₽. Это примерно 620 записей в месяц.

Время администратора. Если на одну запись через переписку уходит около четырёх минут, а на подтверждение готовой заявки — полминуты, разница — примерно 36 часов в месяц. Почти рабочая неделя.

Неявки. Если без напоминаний не приходит 8% клиенток, а с напоминанием — 4%, это около 25 визитов в месяц. При среднем чеке 2 000 ₽ — до 50 000 ₽, если эти окна раньше оставались пустыми.

Уход мастера. Если у мастера 60 постоянных клиенток и при его уходе салон теряет треть — это 20 визитов в месяц, каждый месяц после ухода.

Подставьте свои цифры. Если потери получаются небольшими — возможно, тетрадь вам пока подходит, и это нормально.

Как перейти за неделю

1. Вечер первого дня. Создайте сервис, внесите пять самых частых услуг и расписание мастеров. Пригласите мастеров и администратора по QR-коду.
2. Первая неделя. Ведите тетрадь параллельно. Новые записи — в обе системы.
3. Постоянным клиенткам отправьте ссылку на страницу салона: «Теперь можно записаться самой, без переписки».
4. Договоритесь с мастерами: детали визита — в комментариях к записи. Клиентка просит перенос или отмену кнопками в карточке, администратор подтверждает запрос или отклоняет с причиной.
5. Через месяц посчитайте: сколько записей пришло напрямую, сколько неявок, сколько времени освободилось у администратора.

Сравнение: как устроена запись в салоне

Вывод простой: агрегатор — для новых клиентов, своя запись — для постоянных. Тетрадь — пока мастеров двое и никто не уходит.

Чек-лист перед запуском

Пройдите его за вечер — и в понедельник салон будет готов принимать записи.

• Сервис создан, название и описание понятны клиенту: «Студия маникюра на Лесной, 5».
• Внесены пять самых частых услуг с ценой и длительностью.
• Вместо «мастер» написано ваше слово, если хочется: «стилист», «косметолог».
• У каждого мастера задано расписание на две недели вперёд.
• Мастера и администратор приглашены, у каждого правильная роль.
• Вы сами открыли страницу салона по ссылке и проверили, как её видит клиент.
• Вы сами записались к одному из мастеров тестовым аккаунтом и прошли путь клиента целиком.
• Ссылка на страницу добавлена в профиль салона в соцсетях и на визитку.
• Подготовлено короткое сообщение постоянным клиенткам: что изменилось и зачем.
• Владелец назначил хранителей — людей, которые помогут вернуть доступ при потере телефона.

Последний пункт важнее, чем кажется. В TaskBoss нет восстановления пароля по почте: это цена того, что мы не видим данных. Хранители — ваша страховка.

Что написать постоянным клиенткам

Пример сообщения, которое можно отправить от имени салона. Поправьте под себя.

Здравствуйте! Теперь записаться в нашу студию можно самой, в любое время: по ссылке видно свободные окна всех мастеров. Ваши пожелания увидит только ваш мастер. Если удобнее по-старому — пишите, как раньше, мы на связи.

Не обещайте в сообщении того, что зависит не от вас: «никаких очередей», «никогда не опоздаем». Просто расскажите, что стало удобнее.

Честно о том, чего нет

• Приложения для iPhone пока нет. На iPhone работает веб-версия в браузере — и для клиенток, и для мастеров.
• Это не касса и не бухгалтерия. Оплата — как у вас принято, вне приложения. Онлайн-предоплаты внутри нет.
• Нет SMS-рассылок. Напоминания — уведомления в приложении, которые клиентка включает сама.
• Клиенту нужен аккаунт. Регистрация простая, но это шаг, который часть клиенток делать не захочет. Для них оставьте привычный способ записи на переходный период.
• Нет выгрузки записей в таблицу. Задачи выгружаются, записи сервиса — пока нет.
• Это не агрегатор. Мы не приводим новых клиентов. Агрегатор хорош для поиска новых, TaskBoss — для того, чтобы постоянные записывались напрямую.

Сколько стоит

Сейчас TaskBoss бесплатный, все возможности без ограничений. Потом будет одна цена для всех, без тарифов и платных модулей, — объявим заранее. Рекламы нет и не будет.

Частые вопросы

Можно ли пользоваться только с телефона? Да. Приложение на Android, и веб-версия в браузере на любом устройстве, включая компьютер на ресепшене.

Где обсуждать детали визита? В комментариях к записи. Оператор видит все записи и обсуждения к ним. Чатов и личной переписки в TaskBoss 10.0 нет.

У меня один мастер — я сама. Подойдёт. Сервис работает и для частного мастера: страница, расписание, записи и комментарии к ним.

Что будет с данными, если я перестану пользоваться? Задачи, вложения и резюме выгружаются архивом в любой момент (архив не зашифрован — храните его бережно). Выгрузки записей сервиса в таблицу пока нет — это в планах, и мы честно говорим об этом заранее.

Где хранятся данные? Сервер — в России. Но важнее другое: содержимое записей зашифровано, и даже мы его не видим.